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Gestão eficiente de documentos fiscais é fundamental para proteger a segurança da informação das empresas

O armazenamento e a gestão de DFes ainda é pouco segura dentro das corporações.

Devido ao grande número de ataques cibernéticos, hoje a segurança da informação é um dos principais temas discutidos em qualquer empresa, seja ela grande, média ou pequena.

Esse cenário é ainda mais desafiador especialmente nas corporações que tratam da seguridade de dados confidenciais de outras companhias, como o setor contábil.

De acordo com uma pesquisa realizada pelo Mastercard em parceria com o Datafolha,  57% das empresas brasileiras são alvos de fraudes e ataques digitais com alta ou média frequência. 

O co-CEO da Arquivei, Christian de Cico, afirma que o armazenamento e a gestão de documentos ainda não é um processo prático dentro das organizações, além de ser pouco seguro.

“As empresas precisam proteger a integridade dos dados de seus clientes, estabelecendo estratégias organizacionais para a efetiva proteção das informações. É imprescindível que todos os colaboradores da organização compreendam a importância da segurança da informação e estejam envolvidos nessa dinâmica. Além disso, pode-se inserir os fornecedores, clientes, acionistas e demais parceiros da organização, nesse processo de segurança das informações”, afirma Christian.

Hoje, se tornou essencial saber se os dados de uma empresa estão protegidos e para quem e onde eles estão disponíveis.

As notas fiscais eletrônicas (NFes), por exemplo, têm seu armazenamento obrigatório por, pelo menos, cinco anos, segundo a lei vigente e necessitam de cuidados por conterem informações sensíveis.

Entre as formas de proteção estão manter informações e dados relevantes armazenados em nuvem, já que assim não correm risco de roubo ou perda.

Além disso, a utilização do certificado digital, – documento oficial do governo brasileiro para identificação do cidadão e da empresa na internet – , se tornou imprescindível para garantir a validade jurídica do documento fiscal.

Dessa forma, é possível ter a garantia de integridade e autenticidade. Um procedimento sem segurança e sem o certificado digital pode expor as próprias informações, e de seus clientes, a terceiros mal intencionados.

Ainda de acordo com o empreendedor, pode ser um pouco contraditório o modo como muitas empresas menosprezam a nota fiscal, mas concordam com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) , que regulamenta a forma como as companhias lidam com os dados de pessoas físicas.

“A nota fiscal, física ou online, possui uma série de dados sensíveis como, por exemplo, CPF, endereço residencial, telefone, e-mail e até o produto comprado. Trata-se de uma fonte gigantesca de informação privilegiada que pode acarretar em enormes prejuízos para a organização, mas principalmente para o consumidor que tem seus dados roubados. É preciso que as corporações criem uma consistência que essas informações não podem vazar de forma alguma e comecem a mapear todo o processo de acesso aos dados, mantendo o controle do rastreamento, de quem visualizou e quando visualizou”, finaliza o co-CEO.

Fonte: Arquivei e Portal Contábeis

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